Posteingang, Termine, Dokumente, Protokolle, Stammdaten und Workflows — automatisiert, strukturiert und mit klarer Übersicht über alle laufenden Vorgänge.
Anwendungsbereich 01
KI-Assistent für Administration & Backoffice
Der direkte Ansprechpartner für Termine, Vorgänge, Dokumente und Routineanfragen — auf Basis Ihrer eigenen Daten und Ablagen.
Schnelle Antworten statt langer Suche
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Terminen, Dokumenten, Zuständigkeiten und internen Prozessen in natürlicher Sprache. Er findet relevante Inhalte aus Ihrem Posteingang, Dateiablagen und Stammdaten — und liefert die Antwort mit Querverweis auf die Quelle.
Sekretariat, Assistenz und Backoffice gewinnen Zeit, weil Recherchen, Auskünfte und Vorbereitungen deutlich schneller laufen. Mitarbeiter werden bei Standardanfragen entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Anwendungsbereich 02
KI-Wissensmanagement für Administration & Backoffice
Richtlinien, Formulare, Vorlagen, Protokolle und Erfahrungswerte — abrufbar in einer einzigen Frage.
Wissen statt verstreuter Ablagen
Die Wissensmanagement-Plattform vernetzt Richtlinien, Vorlagen, interne Anweisungen, Protokolle und Erfahrungswerte zu einem zentralen, intelligenten Zugang. Wer eine Vorgehensweise, ein Formular oder eine vergangene Entscheidung sucht, findet sie ohne lange Recherche.
Neue Mitarbeiter sind schneller produktiv, Wissen geht beim Ausscheiden nicht verloren, und einheitliche Vorgehensweisen lassen sich leichter sicherstellen.
Anwendungsbereich 03
KI-Agenten für Administration & Backoffice
Die dargestellten KI-Agenten dienen als Beispiele und Inspirationsquelle. Welche Agenten tatsächlich sinnvoll sind, hängt von Branche, Unternehmensgröße, Prozessen und individuellen Anforderungen ab – die möglichen Einsatzgebiete sind nahezu unbegrenzt.
In vielen KMU bindet die Administration mehr Zeit als gedacht: Posteingang sichten, Dokumente ablegen, Fristen überwachen, Reisen abrechnen und Stammdaten pflegen. Der Aufwand steckt im Lesen, Zuordnen und Nachhalten. Diese zehn KI-Agenten übernehmen genau diese wiederkehrende Backoffice-Arbeit.
1
E-Mail- & Posteingangs-Triage-Agent
Heute noch manuell
Zentrale Postfächer manuell sichten, jede Nachricht lesen, Zuständigkeiten klären, weiterleiten, Aufgaben anlegen und Fristen im Kopf behalten.
Mit KI automatisiert
Überwacht die zentralen Postfächer, liest E-Mails samt Anhängen, erkennt Anliegen und Dringlichkeit, legt Vorgänge an, verteilt Aufgaben an die richtigen Personen und verfolgt die Bearbeitung bis zum Abschluss.
45–60 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 6 bis 8 Monaten
Outlook-Regeln filtern nur nach starren Begriffen, verstehen aber weder Sinn noch Dringlichkeit einer Nachricht und steuern keine Folgeprozesse.
2
Interner Service-Desk-Agent
Heute noch manuell
Immer gleiche Fragen von Kollegen per Zuruf, Telefon oder E-Mail beantworten, Formulare und Leitfäden heraussuchen, Anfragen aus HR, IT und Verwaltung weiterleiten und nachverfolgen.
Mit KI automatisiert
Beantwortet interne Anfragen aus HR, Verwaltung, IT oder Facility Management über Chat oder E-Mail, händigt Dokumente und Formulare aus, fordert fehlende Angaben an, stößt Folgeprozesse an und verfolgt die Lösung bis zum Abschluss.
35–50 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 7 bis 10 Monaten
Intranet und Ticketsysteme dokumentieren Anfragen, lösen diese aber selten autonom; Mitarbeiter fragen lieber direkt die Assistenz, statt selbst zu suchen.
3
Vertragsverwaltungs- & Fristen-Agent
Heute noch manuell
Verträge in Ordnern, E-Mails und Netzlaufwerken zusammensuchen, Laufzeiten und Kündigungsfristen manuell prüfen, im Kalender notieren und das Team regelmäßig erinnern.
Mit KI automatisiert
Liest Verträge aus PDFs, erkennt Laufzeiten und Fristen, erinnert rechtzeitig, holt interne Entscheidungen ein, stößt Verlängerungs- oder Kündigungsprozesse an und dokumentiert die Ergebnisse.
30–40 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 8 bis 11 Monaten
Verträge liegen häufig verteilt vor; Standardsoftware bietet statische Datenfelder, überwacht Fristen aber nicht aktiv und stößt keine Folgeschritte an.
4
Protokoll- & Maßnahmenverfolgungs-Agent
Heute noch manuell
Während Besprechungen mitschreiben, Protokolle formatieren und versenden, To-dos verteilen und Kollegen mühsam an offene Aufgaben erinnern.
Mit KI automatisiert
Verarbeitet Transkripte oder Mitschriften, erstellt das Protokoll nach Firmen-Template, extrahiert Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, weist sie im Projekttool zu und hakt vor dem nächsten Termin den Status nach.
25–35 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 9 bis 12 Monaten
Reine Transkriptions-Tools liefern unstrukturierten Text, Projekttools verwalten Aufgaben, die aktive Nachverfolgung der Umsetzung übernimmt aber selten ein System.
5
Daten- & Stammdatenpflege-Agent
Heute noch manuell
Unvollständige Datensätze von Hand recherchieren, fehlende Telefonnummern, Adressen und Firmenwortlaute nachpflegen, Dubletten suchen und Änderungen in mehrere Systeme übertragen.
Mit KI automatisiert
Erkennt unvollständige oder geänderte Datensätze in CRM und ERP, gleicht sie mit öffentlichen Quellen wie dem Firmenbuch ab, bereinigt Dubletten, vervollständigt Kontakte und hält die Systeme synchron.
20–30 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 9 bis 14 Monaten
Standard-CRM-Systeme validieren nur das Format, recherchieren Daten aber nicht aktiv im Web und gleichen verschiedene Systeme nicht übergreifend ab.
6
Reisemanagement-Agent
Heute noch manuell
Auf Buchungsportalen und bei der ÖBB suchen, Zeiten mit Vorgesetzten abstimmen, Freigaben einholen, manuell mit Kreditkarte buchen und Bestätigungen ablegen.
Mit KI automatisiert
Nimmt grobe Reisewünsche entgegen, prüft die Reiserichtlinie, vergleicht Verbindungen und Hotels, holt Freigaben ein, bucht Ende-zu-Ende, trägt Termine ein und informiert bei Änderungen alle Beteiligten.
20–30 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 10 bis 15 Monaten
Reiseportale vergleichen Tarife, treffen aber keine autonome Auswahl nach Richtlinie und Präferenzen; viele KMU organisieren Reisen weiterhin per E-Mail und Telefon.
7
Mitarbeiter-Onboarding-Agent
Heute noch manuell
Checklisten in Excel abhaken, der IT hinterherlaufen, Hardware und Zugänge anfordern, Schulungen buchen und Termine mit den Abteilungen koordinieren.
Mit KI automatisiert
Stößt nach der Vertragsunterzeichnung den gesamten Onboarding-Prozess an: bestellt Hardware beim IT-Dienstleister, fordert benötigte Angaben an, bucht Schulungen, erstellt den Einarbeitungsplan und verfolgt jeden Schritt bis zum ersten Arbeitstag.
20–30 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 10 bis 16 Monaten
HR-Software verwaltet nur die Personalakte; die operative, abteilungsübergreifende Koordination bleibt an der Assistenz hängen.
8
Dokumenten-Digitalisierungs- & Ablage-Agent
Heute noch manuell
Post am Kopierer scannen, Dateien mühsam umbenennen (»Scan_123.pdf«) und von Hand in die richtige Ablage einsortieren.
Mit KI automatisiert
Verarbeitet die eingehende Post, liest Dokumente per OCR, erkennt Art und Relevanz, benennt die Dateien nach Firmen-Schema und legt sie strukturiert und durchsuchbar im DMS oder SharePoint ab.
20–25 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 11 bis 13 Monaten
Scanner-Software erzeugt nur digitale Bilder; das Verstehen des Inhalts und die logische Zuordnung erforderten bisher menschliche Denkarbeit.
9
Reisekosten- & Spesen-Agent
Heute noch manuell
Belege manuell kontrollieren, Tag- und Kilometergelder in Excel berechnen und die fertige Abrechnung von Hand ins Buchhaltungssystem übertragen.
Mit KI automatisiert
Verarbeitet eingereichte Belege per OCR, berechnet österreichische Tag- und Kilometergelder rechtssicher, prüft die Angaben auf Plausibilität und übergibt die fertige Abrechnung an die Buchhaltung.
20–25 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 11 bis 14 Monaten
Standard-Spesentools verwalten nur Daten; die Plausibilitätsprüfung und die komplexe österreichische Steuerlogik erfordern oft manuelle Zuarbeit.
10
Behörden- & Fristenmanagement-Agent
Heute noch manuell
Lange Behördenschreiben von WKO, Finanzamt und ÖGK lesen, rechtliche Fristen erkennen, im Kalender notieren und das Team regelmäßig erinnern.
Mit KI automatisiert
Erkennt Fristen und Anforderungen aus Behördenbriefen und E-Mails, trägt sie im Team-Kalender ein, sammelt die benötigten Informationen, fordert Unterlagen von den zuständigen Kollegen an und steuert die fristgerechte Erledigung.
15–20 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 11 bis 15 Monaten
Digitale Postkörbe stellen Dokumente nur zu; sie analysieren den Text nicht autonom nach geschäftskritischen Fristen, und Behördenkommunikation läuft oft außerhalb der Kernsysteme.
Jeder dieser Agenten arbeitet mit Ihren bestehenden Systemen — Outlook, ERP, DMS und Fachanwendungen — zusammen und übergibt Entscheidungen oder komplexe Fälle nahtlos an die zuständigen Mitarbeiter. Die Routine übernimmt die KI, die Kontrolle bleibt im Haus.
Angegeben ist die potenzielle Zeitersparnis gegenüber dem heute überwiegend manuellen Aufwand sowie die geschätzte Amortisationsdauer der Implementierung. Richtwerte, abhängig von Unternehmensgröße, Anzahl der Vorgänge, Datenqualität und Prozessreife.
