Prüfungen, Abweichungs-Analysen, Reklamationen, Audits, Normen und CAPA — automatisiert, lückenlos dokumentiert und mit klaren Frühwarnsignalen.
Anwendungsbereich 01
Live-Dashboard für Qualitätsmanagement
Prüfergebnisse, Reklamationen, CAPA-Status, Audit-Reife, Lieferantenqualität und Normen-Compliance — verdichtet auf einer Oberfläche, immer aktuell.
Qualitätskennzahlen auf einen Blick
Das KI-QM-Dashboard verdichtet operative und strategische Kennzahlen aus Prüfung, Reklamation, Audit und Lieferantenbewertung auf einer Oberfläche. Trends, Abweichungen und Frühwarnsignale werden automatisch sichtbar — ohne manuelle Auswertung.
Geschäftsführung, QM-Leitung und Produktion sehen jederzeit, wo Qualitätsrisiken entstehen — und können gezielt eingreifen, bevor aus Auffälligkeiten Reklamationen werden.
So funktioniert's
In drei Schritten zum QM-Dashboard mit AI READY
1
Systeme anbinden
Wir verbinden CAQ, ERP, MES und weitere Datenquellen — sicher, lokal und ohne Datenabfluss.
2
Kennzahlen & Frühwarnregeln
Prüf-KPIs, Schwellwerte, CAPA-Logik und Frühwarnregeln werden auf Ihre Norm- und Prozesslandschaft abgestimmt.
3
Laufend nutzen & verfeinern
Wir betreuen und optimieren laufend — das Dashboard wächst mit Ihren Audit- und Prozessanforderungen mit.
Anwendungsbereich 02
KI-Assistent für Qualitätsmanagement
Der direkte Ansprechpartner für Normen, Prüfanweisungen, Reklamationen und Audit-Vorbereitungen — auf Basis Ihrer eigenen Daten und Dokumente.
Antworten in Sekunden statt Stunden
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Prüfschritten, Normen-Anforderungen, Reklamationsfällen und Auditthemen kontextbezogen und nachvollziehbar — auf Basis Ihrer internen QM-Dokumente.
QM-Verantwortliche, Prüfer und Auditbeauftragte sparen Zeit bei Recherchen, Auskünften und Vorbereitungen. Komplexe Fragen werden in natürlicher Sprache beantwortet, mit Querverweis auf die zugrundeliegenden Vorschriften und Belege.
Anwendungsbereich 03
KI-Wissensmanagement für Qualitätsmanagement
Normen, Prüfanweisungen, Auditberichte, CAPA-Historie und Erfahrungswerte — abrufbar in einer einzigen Frage.
Das QM-Wissen Ihres Unternehmens jederzeit nutzbar
Die Wissensmanagement-Plattform vernetzt Normen, Prüfanweisungen, Auditberichte, CAPA-Historie und interne Anweisungen zu einem zentralen, intelligenten Zugang. Wer eine Norm-Anforderung, eine Prüfvorschrift oder einen früheren Reklamationsfall sucht, findet die Antwort ohne lange Recherche.
Neue QM-Mitarbeiter sind schneller einsatzfähig, Senior-Know-how geht beim Ausscheiden nicht verloren, und Audit-Vorbereitungen werden deutlich entspannter.
Anwendungsbereich 04
KI-Agenten für Qualitätsmanagement
Zehn Bereiche, in denen KI-Agenten Prüfung, Dokumentation, Audit und Verbesserungsprozesse entlasten und beschleunigen.
Die dargestellten KI-Agenten dienen als Beispiele und Inspirationsquelle. Welche Agenten tatsächlich sinnvoll sind, hängt von Branche, Unternehmensgröße, Prozessen und individuellen Anforderungen ab – die möglichen Einsatzgebiete sind nahezu unbegrenzt.
In vielen KMU steckt der größte Aufwand nicht in der Prüfung selbst, sondern im Dokumentieren, Nachfassen und Koordinieren: Reklamationen erfassen, Maßnahmen verfolgen, Fristen überwachen und Nachweise zusammentragen. Diese zehn KI-Agenten übernehmen genau diese wiederkehrende Fleißarbeit.
1
Kundenreklamations- & 8D-Report-Agent
Heute noch manuell
Reklamations-E-Mails lesen, die Word-Vorlage öffnen, Daten eintippen, intern per E-Mail zuweisen, telefonisch nachfassen, den Stand in einer Excel-Liste pflegen und die Abschlussmeldung an den Kunden von Hand formulieren.
Mit KI automatisiert
Erfasst eingehende Reklamationen aus E-Mail oder Formular, eröffnet automatisch den 8D-Prozess, weist Verantwortliche mit Fristen zu, befüllt den strukturierten 8D-Bericht, eskaliert bei Fristüberschreitung und versendet den Abschluss an den Kunden, vollständig dokumentiert.
20–25 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 7 bis 9 Monaten
Dedizierte CAQ-Software existiert, wird von den meisten österr. KMU aber nicht genutzt, gearbeitet wird mit Word-Vorlagen und Excel. ERP-Systeme speichern Daten, steuern den 8D-Workflow inklusive Kommunikation und Eskalation jedoch nicht.
2
CAPA- & Abweichungsmanagement-Agent
Heute noch manuell
Abweichungen und Nichtkonformitäten aus Audit, Reklamation oder Wareneingang von Hand in Excel eintragen, Verantwortliche per E-Mail informieren, Fristen wöchentlich prüfen und die Wirksamkeit per Rückfrage verifizieren.
Mit KI automatisiert
Erfasst Abweichungen aus allen Quellen, eröffnet den CAPA-Prozess (Corrective and Preventive Action), weist Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen zu, erinnert automatisch bei Überschreitung, prüft die dokumentierte Wirksamkeit und schließt den Fall nachvollziehbar ab.
18–24 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 8 bis 11 Monaten
QM-Systeme speichern Maßnahmen, koordinieren ihre Umsetzung über mehrere Abteilungen hinweg jedoch selten aktiv. In KMU läuft das meist über Excel-Listen ohne automatische Eskalation.
3
Wareneingangsprüfungs-Agent
Heute noch manuell
Lieferschein mit Bestellung abgleichen, den passenden Prüfplan im Laufwerk oder Ordner suchen, den Prüfer mündlich informieren, das Ergebnis in Excel erfassen und die Freigabe per Unterschrift oder E-Mail erteilen.
Mit KI automatisiert
Überwacht neue Wareneingänge im ERP, stellt material- und lieferantenspezifische Prüfpläne bereit, weist den Prüfer zu, erfasst die Ergebnisse, trifft die regelbasierte Verwendungsentscheidung (freigeben, sperren, rügen) und informiert Einkauf und Produktion samt Prüfprotokoll.
15–20 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 8 bis 11 Monaten
Das ERP bucht den Wareneingang, enthält aber keine intelligenten, materialspezifischen Prüfpläne mit Prüferzuweisung. SAP QM wäre möglich, wird von KMU dieser Größe aber kaum vollständig genutzt.
4
Prüfzeugnis-Validator (EN 10204)
Heute noch manuell
Prüfzeugnisse verschiedener Lieferanten manuell lesen, die Messwerte mit der Spezifikation vergleichen, Freigaben erteilen und Abweichungen von Hand dokumentieren.
Mit KI automatisiert
Liest Prüfzeugnisse (z. B. nach EN 10204) automatisch aus, gleicht die Messwerte mit der hinterlegten Spezifikation ab, entscheidet über Freigabe oder Sperre und stößt bei Abweichungen direkt eine Reklamation an.
14–20 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 9 bis 12 Monaten
Standardsoftware kann unstrukturierte Prüfzeugnisse in unterschiedlichen Formaten meist nicht zuverlässig interpretieren, der Abgleich mit der Spezifikation bleibt Handarbeit.
5
Lieferantenreklamations-Agent
Heute noch manuell
Den Fehler in einem Textdokument beschreiben, Mengen ermitteln, den Reklamationsbrief in Word verfassen, einen Excel-Tracker pflegen, beim Lieferanten telefonisch nachfassen und den Eingang der Gutschrift kontrollieren.
Mit KI automatisiert
Erkennt Lieferantenfehler aus Prüfprotokollen und CAPA-Daten, ermittelt den Schadensumfang, erstellt das formale Reklamationsschreiben inklusive 8D-Anforderung mit Frist, verfolgt die Antwort, eskaliert bei Schweigen und leitet die Gutschrift ins ERP ein.
12–18 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 9 bis 13 Monaten
Das ERP kann Rechnungskorrekturen verbuchen, enthält aber keinen Reklamationsworkflow mit 8D-Anforderung, Fristen-Tracking und Eskalationskommunikation an den Lieferanten.
6
Auditmanagement-Agent
Heute noch manuell
Den Auditplan in Excel oder Kalender erstellen, Word-Checklisten kopieren und anpassen, Befunde in Word erfassen, den Auditbericht manuell zusammenstellen und Maßnahmen separat in einer anderen Liste führen.
Mit KI automatisiert
Erstellt den risikobasierten Jahresauditplan nach ISO 9001, kündigt Audits an, verteilt die Checklisten, sammelt Befunde strukturiert ein, erzeugt den Auditbericht, leitet Abweichungen direkt als CAPA ein und verfolgt die Umsetzung bis zur Freigabe.
12–16 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 10 bis 14 Monaten
Auditmodule existieren in Spezialsoftware, werden von österr. KMU aber kaum genutzt. Übliche Praxis: Outlook-Kalender, Word-Checklisten und eine separate Excel-Liste für Maßnahmen.
7
Lieferantenbewertungs- & -zertifikats-Agent
Heute noch manuell
Liefertreue, Mengen- und Qualitätsdaten aus ERP, E-Mails und Excel zusammensuchen, die Scoring-Tabelle befüllen, den Bewertungsbrief je Lieferant schreiben und Zertifikatsfristen in einer Liste überwachen.
Mit KI automatisiert
Zieht Liefertreue, Mengenabweichungen und Qualitätsdaten automatisch zusammen, berechnet den Score nach festem Kriterienkatalog, aktualisiert die A/B/C-Klassifizierung, überwacht Zertifikate und Gültigkeiten und fordert ablaufende Nachweise selbstständig an.
10–15 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 10 bis 15 Monaten
ERP-Stammdaten enthalten keine multikriterielle Bewertungslogik und keine Fristen- und Kommunikationssteuerung für Lieferantenzertifikate. Separate Lieferantenmanagement-Software ist in KMU dieser Größe kaum im Einsatz.
8
Prüfmittel- & Kalibrierungs-Agent
Heute noch manuell
Eine Excel-Liste mit Kalibrierfristen pflegen, den Kalibrierservice per E-Mail beauftragen, Kalibrierscheine als PDF ablegen und einpflegen und überfällige Geräte durch manuelle Suche finden.
Mit KI automatisiert
Verwaltet alle Prüfmittel mit Fristen, beauftragt die Kalibrierung rechtzeitig, liest eingehende Kalibrierscheine aus, aktualisiert die Datenbank, sperrt überfällige Geräte und erstellt den monatlichen Statusbericht fürs Audit.
8–12 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 11 bis 16 Monaten
ERP-Systeme enthalten keine Prüfmittelverwaltung. Standard in KMU: eine Excel-Tabelle mit Ablaufdatum und eine manuelle Erinnerung per Kalendertermin.
9
Erstmusterprüfungs-Agent (FAI/PPAP)
Heute noch manuell
Die Prüfung per E-Mail-Kette über Konstruktion, QS und Einkauf koordinieren, Teilergebnisse einsammeln, die PPAP-Mappe in Word zusammenstellen und den Freigabebrief an den Lieferanten von Hand verfassen.
Mit KI automatisiert
Empfängt Erstmuster und Begleitdokumentation, verteilt die Prüfaufgaben mit Fristen, sammelt alle Teilergebnisse ein, erstellt den vollständigen FAI- oder PPAP-Bericht, kommuniziert Freigabe oder Ablehnung an den Lieferanten und archiviert die Dokumentation.
8–12 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 11 bis 17 Monaten
Kein Standard-ERP deckt FAI/PPAP ab. Der Prozess läuft vollständig manuell über E-Mail, Word-Vorlagen und physische Dokumentationsmappen.
10
Schulungs- & Qualifikationsmanagement-Agent
Heute noch manuell
Die Qualifikationsmatrix in Excel aktualisieren, Schulungen per Kalendertermin und E-Mail koordinieren, ablaufende Zertifikate manuell überwachen und Qualifikationslücken durch Sichtung der Matrix finden.
Mit KI automatisiert
Pflegt die Qualifikationsmatrix, erkennt Lücken aus Auditbefunden, Stellenwechseln oder Normänderungen, plant Schulungen, versendet Einladungen, verfolgt Teilnahmen und erinnert frühzeitig an ablaufende Zertifikate (z. B. Stapler, ISO-Beauftragter).
6–10 h Einsparung / Monat
Implementierung rechnet sich in 12 bis 19 Monaten
HR-Software bietet teils Schulungstracking, ist aber nicht mit der QM-Qualifikationsmatrix und normspezifischen Anforderungen verknüpft. Österr. KMU nutzen dafür fast immer Excel.
Jeder dieser Agenten arbeitet mit Ihren bestehenden ERP-, QM- und Office-Systemen zusammen und übergibt die fachliche Bewertung oder komplexe Fälle nahtlos an Ihr Qualitätsteam. Die Verantwortung bleibt im Haus, die Fleißarbeit übernimmt die KI.
Angegeben ist die potenzielle Zeitersparnis gegenüber dem heute überwiegend manuellen Aufwand sowie die geschätzte Amortisationsdauer der Implementierung. Richtwerte, abhängig von Unternehmensgröße, Prüf- und Reklamationsfrequenz, Datenqualität und Prozessreife.
